תזמון הפעילויות היומיומיות שלך יעזור לך לנהל את הזמן ביעילות רבה יותר. אתה יכול לבצע יותר, לשכוח משימות בתדירות נמוכה יותר או להתפתות לעשות דברים שלא באמת חשובים. למרות שאתה עשוי בתחילה לחשוב שאתה יכול להשלים את המשימה בהישג יד, אתה עלול בסופו של דבר להרגיש המום, מבולבל ושוכח הכל. הכנת עמידה בלוח זמנים דורשת קצת התרגלות, אך תוך זמן קצר תהיה אסיר תודה על כך. לוח זמנים יעזור להפחית מתח כמו גם לגרום לך להרגיש יותר שליטה על חייך. קביעת פעילויות יומיומיות מאפשרת לך גם לווסת ולנטר את ההתנהגות שלך על ידי מעקב אחר מה שאתה צריך לעשות ומה שעשית.
שלב
חלק 1 מתוך 2: הכנת לוח זמנים
שלב 1. רכשו לוח שנה או סדר יום
ודא שיש מקום בלוח השנה שניתן למלא אותו ברשימת המטלות שלך. חלק מהיומנים מגיעים עם סדר יום שבועי, יומי ואפילו שעתי. אתה יכול גם להשתמש במחברת. בחר את המתאים ביותר לצרכים ולרצונות שלך. לא משנה מה תבחרו, הפיקו את המקסימום. אין להשתמש בספר סדר יום אחד לעבודה, באחד לפעילויות בית ספריות וכו '. רשום את כל הפעילויות שלך במקום אחד.
- לוח שנה דיגיטלי זמין גם לשימוש במחשב נייד או בטלפון נייד. ניתן לסנכרן את לוח השנה הזה עם כל המכשירים האלקטרוניים שיש ברשותך, כך שניתן יהיה לגשת ללוח האירועים שלך מכל מקום. יש גם מספר אפליקציות שיכולות לעזור לך לתזמן פעילויות שמגיעות עם תזכורות וטיימרים
- לוחות שנה מנייר או לוחות שנה דיגיטליים המאפשרים לך להתאים פתקים ללוח הזמנים שלך עשויים לעבוד אפילו טוב יותר. לוח שנה כזה יכול לעקוב אחר לא רק מה שעשית, אלא גם כיצד עשית זאת ו/או איך אתה מרגיש. לדוגמה, אולי בנוסף לסימון לוח הזמנים של "לך לחדר הכושר" בלוח השנה שלך, מתחת תוכל להוסיף פתק "ריצה 1.5 ק"מ הלאה היום והיה כיף!" כך שניתן יהיה לעקוב טוב יותר אחר ההתנהגות שלך.
- אם אתה עובר מיומן נייר ללוח שנה דיגיטלי, היומיים הראשונים או היומיים הראשונים עשויים להרגיש קצת עמוסים כל עוד אתה עדיין מתרגל למערכת החדשה. קח איתך את שני היומנים בימים הראשונים ובדוק אם לא תפספס או כתוב פעילויות מתוכננות שוב ושוב.
שלב 2. ארגן את המשימות שלך
לוחות שנה אלקטרוניים מאפשרים לך לסמן משימות שונות גם בצבעים שונים. לדוגמה, אתה יכול לסמן עבודות משרדיות באדום, לימודים בכחול, שיעורי בית בירוק, חופשות בכתום וספורט בוורוד. אתה יכול גם לעשות זאת בקלות עם לוח שנה מנייר או ספר סדר יום, פשוט השתמש בעט צבעוני או סימון סימון כדי לסמן אותו. לאחר סימון משימות שונות בצבעים שונים, תוכלו לקבוע את סדר העדיפויות.
ארגון וסימון משימות בצבעים שונים יסייעו לכם גם לדמיין ולהבין כמה מזמנכם מנוצל. לדוגמה, ייתכן שתבחין שיש הרבה אדום (עבודה) וירוק (שיעורי בית), אך מעט מאוד ורוד (ספורט) בלוח הזמנים שלך. הכרה בחוסר פעילות גופנית עשויה לעזור להניע אותך להגדיל את לוח הזמנים שלך
שלב 3. קבע סדרי עדיפויות
קביעת המשימות החשובות ביותר וחייבת להיעשות תחילה ואילו משימות ניתן לדחות היא חשובה מאוד. להלן דוגמה שתעזור לך להבין את הגדרת העדיפות. נניח שישנן 2 בחינות, דוח מעשי אחד, ועבודת חיבור אחת ומצגת שתסתיים בשבוע אחד. אאוץ!
- שאל את עצמך לקבוע מה צריך לעשות קודם וכמה זמן ייקח להשלים: אילו משימות יש להגיש תחילה? אילו משימות הן החשובות ביותר ביחס לציונים שלך? לדוגמה, כמה יש לבחינות, דוחות מעבדה, חיבורים ומצגות על הציון הסופי שלך? איזו משימה היא הקשה ביותר לביצוע?
- בסופו של דבר, אתה צריך לקבוע את המועד האחרון להשלמה, את הזמן הדרוש לך או את הערך היחסי של המשימות המתוכננות בסדר העדיפויות שלך. לשם כך עליך להכיר את עצמך ואת היכולות הטובות ביותר שלך. צור מערכת עדיפות שמתאימה לעצמך.
שלב 4. סמן את המשימות שאתה מעדיף
לאחר קביעת אופן תעדוף המשימות, סמן אותן בלוח הזמנים. אתה יכול לפתוח את לוח הזמנים היומי שלך ולכתוב את האות "A" לצד משימות חשובות שחייבות להסתיים תחילה, האות "ב" לצד משימות שחייבות להסתיים לפני מחר, ואת האות "C" לצד משימות יש להשלים עד יום שישי וכו '.
שלב 5. קבע זמן לכל משימה
רשום כמה זמן אתה מתכוון לקחת כל משימה. לדוגמה, תוכל לתזמן זמן ביום ללימוד (שעתיים), להתעמל (שעה אחת), לכתוב 2 מיילים (30 דקות) וללכת עם כלבך (30 דקות). זהו השלב העיקרי בחלוקת הזמן הדרוש להשלמת כל משימה. אתה תרגיש לחוץ אם תקבע לוח זמנים צפוף מדי ואל תקצה זמן ריאלי.
זכור לכלול את זמני הנסיעה במסלול. למשל, האם עליך לנסוע מהספרייה שבה אתה לומד לחדר הכושר?
שלב 6. אפשר זמן נוסף בלוח הזמנים
רוב האנשים בדרך כלל לא מעריכים את משך הזמן הדרוש לביצוע משימה. אם תביא בחשבון את כל הזמן שלוקח לך להתכונן למשימה מסוימת כמו גם להירגע לרגע אחר כך, יעזור לך לתזמן את הפעולות היומיומיות שלך בצורה מדויקת יותר.
- נסה תמיד להגדיל את זמן השלמת המשימה בכמה דקות. נסה להוסיף 25% מהזמן שאתה מתכנן להשלמת משימה. לדוגמה, תזמן משימה שניתן להשלים מבחינה טכנית תוך 4 דקות למשך 5 דקות, ותזמן משימה שניתן להשלים מבחינה טכנית תוך 8 דקות למשך 10 דקות וכן הלאה. הדקות הנוספות הללו יצטברו ויתנו לך זמן נוסף להימנע מעיכובים או פיגורים.
- שאל את עצמך האם יש משימות קטנות בתוך משימה גדולה שכדאי לקחת בחשבון בעת עריכת לוח זמנים? למשל, האם עליך להתקלח לאחר אימון? האם אתה מרבה לשוחח עם חברים במשך 15 דקות בחדר ההלבשה? רוב האנשים חווים שתוכנית אימונים של שעה אחת תוציא בסופו של דבר שעתיים.
שלב 7. השהה בלוח הזמנים
הקדש קצת זמן פנוי בסוף לוח הזמנים למשימות בעדיפות נמוכה. אם יש לך זמן היום או בכל ימות השבוע, תוכל להתחיל לעבוד על משימות אלו ולהתחיל מוקדם. משימות נוספות אלה, למשל, מארגנות ארונות או מגישות קבלות ממס בבית. משימות אלה בעדיפות נמוכה יסתיימו בסופו של דבר גם אם הן אינן דחופות או כפופות למגבלת זמן מסוימת.
חלק 2 מתוך 2: עמידה בלוח זמנים
שלב 1. בדוק את לוח השנה/המטלות שלך
הרגל לבדוק את לוח השנה שלך כל בוקר וערב כדי להתכונן למחר. כמו כן, עליך לתזמן כמה דקות בכל יום, אולי לאחר הקפה של הבוקר או במהלך הנסיעה לעבודה, לבדוק מה צריך לעשות ביום ולהוסיף משימות חדשות או לחסל אותן.
- בדיקה וסקירה של לוח הזמנים למשך מספר דקות לפני שתעשה משהו יכולה להיות דרך עוצמתית להתחיל את היום ברוח נפש!
- השתמש בהתראות בטלפון או במחשב כתזכורת למשימות או פגישות מסוימות. לדוגמה, לוחות זמנים רבים של רופאים ורופאי שיניים נעשים זמן רב מראש. אז שימוש בתזכורת שנמשכת כשבוע מראש עשוי לעזור. לפיכך, ניתן להתאים את התוכנית שלך.
שלב 2. השלימו משימות לפי סדר עדיפויות
לאחר הקצאת סדר עדיפות ללוח הזמנים, היצמד לצו זה.
שלב 3. התאם את לוח הזמנים לפי הצורך
למרות שאתה צריך לנסות להיצמד ללוח הזמנים שלך כמה שיותר, לפעמים יכולים לקרות דברים שאולצים אותך להסתגל. העבר משימות גמישות יותר או פחות דחופות ליום המחרת במקרה חירום, בעיה או הפרעה.
פשוט הימנע מערימת משימות והצגת אותן לעתים קרובות מדי למחרת. אם אתה חווה זאת לעתים קרובות מדי, נסה לאפשר יותר זמן לכל משימה שאתה צריך לבצע ביום אחד, במקום לשנות את לוח הזמנים בימים הקרובים
שלב 4. סמן את המשימות שהושלמו
פעילות זו הייתה הקלה לרבים! זכור להעביר את המשימות הבלתי גמורות של היום ללוח הזמנים של מחר.
שלב 5. גמל את עצמך
חשוב לתת לעצמך חיזוק חיובי לאחר השלמת משימות ועמידה בלוח זמנים. לאחר סיום האחריות של יום, גמל את עצמך על ידי השרייה באמבטיה, צפייה בתוכנית הטלוויזיה האהובה עליך, או ליהנות מחטיף מתוק. אתה תרגיש מוצלח וראוי לתגמול שעבדת עליו.
שלב 6. בדוק והתאם את לוח הזמנים לפי הצורך
עליך לבדוק מדי פעם את לוח הזמנים ולברר את היתרונות של לוח הזמנים לפעילויות שלך. אחת הדרכים לעשות זאת היא להסתכל על סדר היום שלך תוך מעקב אחר רגשותיך ומצבי הרוח שלך. האם אתה רואה שרוב לוח הזמנים שלך הוסתר ומרגיש חיובי ופרודוקטיבי? אם התשובה היא "כן", רוב הסיכויים שלוח הזמנים שלך שימושי.
- עם זאת, אם אתה מרגיש שיותר מדי מלוח הזמנים שלך הועבר ליום שאחרי (ועוד יום וכו ') ואתה פשוט מאבד את דעתך, עליך לבצע כמה התאמות בלוח הזמנים שלך.
- זיהוי בעיות על ידי בדיקת סדר היום וחיפוש מה שנשאר מאחור. ייתכן שיהיה עליך להעריך מחדש ולארגן מחדש את סדרי העדיפויות שלך אם מה שפספסת חשוב לך (למשל פעילות גופנית). ייתכן שיהיה עליך גם לשנות את הזמן המוקצב לכל משימה. לדוגמה, צמצם את זמן ההכנות בבוקר משעתיים לשעה 3 ימים בשבוע, ותזמן ריצה של 30 דקות תוך שימוש בשאר הזמן.
- דעו שתזמון מחדש הוא דבר שכיח ונורמלי. עד שלא מתרגלים ללוח הזמנים המתאים ביותר, כמובן שזה לוקח זמן.
טיפים
- הזמן שלך יקר מאוד. יצירת לוח זמנים תעזור לך להפיק את המקסימום.
- עמידה בלוח זמנים יכולה לגרום לך להיות מודע לדפוסים שלא גילו בעבר. לדוגמה, אולי אתה עייף כל הזמן כשאתה מתעורר כל יום חמישי כי אתה מבלה בבית הקפה אחרי העבודה בכל יום רביעי בלילה. כך ניתן לשנות זאת ברגע שתבינו זאת. אולי, במקום לבלות בבית הקפה פעם בשבוע, אתה יכול להפחית את התדירות לפעם בשבועיים. אז אתה עדיין יכול להשתעשע עם עמיתיך לעבודה אבל לא צריך להרגיש מותש כל יום חמישי.
- יצירה ועמידה בלוח זמנים יכולה לעזור לך לעבוד ביעילות ופרודוקטיביות יותר מכיוון שאתה מקצה זמן לכל משימה. המשמעות היא שאתה יכול להימנע מ"אין מספיק זמן!"
